Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für das Zentrale Schülerfeedback NRW

Im Rahmen des bildungspolitischen Vorhabens „Schulkompass NRW 2030“ ist eine Maßnahme die Einführung eines so genannten Zentralen Schülerfeedbacks (ZFSB).

Zur Realisierung dieser Maßnahme ist QUA-LiS NRW beauftragt worden.

Das Portal zum Zentralen Schülerfeedback bietet Schulen die Möglichkeit, die Einschätzung der Schülerinnen und Schüler zu den Themenfelder Wohlbefinden, sozial-emotionale Aspekte und Schulkultur einzuholen. Mit dieser Erklärung (nachfolgend: "Datenschutzhinweise") informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.

A. Allgemeines

I. Begriffsbestimmungen

Nach dem Vorbild des Art. 4 DSGVO liegen dieser Datenschutzhinweise folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:

– "Personenbezogene Daten" (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("Betroffener") beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).

– "Verarbeiten" (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (d.h. technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (d.h. die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.

– "Verantwortlicher" (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

– "Dritter" (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.

– "Auftragsverarbeiter" (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (zB IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.

– "Einwilligung" (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

II. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule (QUA-LiS NRW)

Direktor Benedikt Große Hüttmann

Paradieser Weg 64

59494 Soest

Deutschland

Tel.: 02921-683 0

Fax: 02921/683 1109

E-Mail: poststelle@qua-lis.nrw.de

Website: www.qua-lis.nrw.de

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse

datenschutz@qua-lis.nrw.de sowie über o. a. Postanschrift des Verantwortlichen mit dem Zusatz "z. H. der Datenschutzbeauftragten - vertraulich".

III. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung aufgrund einer Rechtsgrundlage erfolgt. Für unser Angebot maßgeblich sind insbesondere nachfolgende Rechtsgrundlagen

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ("Einwilligung"): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO: Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

IV. Datenlöschung und Speicherdauer

Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils an, wie lange die Daten bei uns bzw. dem Auftragnehmer Outermedia gespeichert und wann sie gelöscht oder gesperrt werden. Soweit nachfolgend keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung entfällt. Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich nur auf den Servern des Auftragsverarbeiters in Deutschland.

Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen, vorgesehen ist. Wenn die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

V. Datensicherheit

Wir, bzw. der Auftragnehmer bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (z. B. Verschlüsselung) unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

VI. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern

Zum Betrieb und der Anbietung der Plattform setzen wir externe Dienstleister (hier: OUTERMEDIA GmbH) ein. Diese wird nur nach unserer Weisung tätig und wird iSv Art. 28 DSGVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Sofern personenbezogene Daten von Ihnen durch uns an Auftragsverarbeiter und deren Unterauftragnehmer weitergegeben werden geschieht dies aufgrund von bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnissen.

VII. Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung bestimmter Daten

Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO).

VIII. Ihre Rechte

Ihre Rechte als Betroffener bezüglich Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber unter den eingangs unter A II angegebenen Kontaktdaten jederzeit geltend machen. Sie haben als Betroffener das Recht:

– gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

– gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen;

– gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

– gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist;

– gemäß Art. 20 DSGVO Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen ("Datenübertragbarkeit");

– gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO erfolgt. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen;

– gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal (auch vor der Geltung der DSGVO, d. h. vor dem 25.5.2018) erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Willen, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

– gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde: [Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde], [Adresse], E-Mail: [E-Mailadresse].

(13) Änderungen der Datenschutzhinweise

Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden unsere Datenschutzhinweise regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie insbesondere auf unserer Webseite unterrichtet. Diese Datenschutzhinweise haben den Stand vom 04.03.2026.

B. Besonderer Teil: Nutzung der Website

I. Erläuterung der Funktion

Informationen zur QUA-LiS NRW und den von uns angebotenen Leistungen erhalten Sie insbesondere unter https://www.qua-lis.nrw.de/. Bei einem Besuch unserer Webseiten können ebenfalls personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden.

II. Verarbeitete personenbezogene Daten

1. Datenverarbeitung auf dieser Webseite und Erstellung von Logfiles

1.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, speichern die Webserver temporär jeden Zugriff in einer Protokolldatei. Dabei werden folgende personenbezogene Daten erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

IP-Adresse des anfragenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Datei
Übertragende Datenmenge
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems

Zusätzlich zu diesen personenbezogenen Daten werden ggf. weitere, personenbezogene Daten erhoben, dazu unten mehr.

1.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. e) DSGVO, um die Webseite zugänglich zu machen.

1.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt zu dem Zweck, die Nutzung der Webseite zu ermöglichen (Verbindungsaufbau). Sie dient der Systemsicherheit, der technischen Administration der Netzinfrastruktur sowie der Optimierung des Internetangebotes. Die IP-Adresse wird nur bei Angriffen auf unsere Netzinfrastruktur bzw. die Netzinfrastruktur unseres Internetproviders ausgewertet.

1.4 Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die Logfiles werden aus Datenschutzgründen automatisch nach einer Frist von 14 Tagen restlos gelöscht oder anonymisiert, sodass eine Zuordnung zu einem Nutzer nicht mehr möglich ist.

2. Einsatz von Cookies

2.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Webseite verwendet Cookies. Diese werden bei Ihrer Nutzung unserer Webseite auf Ihrem Rechner gespeichert. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte, dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet, gespeichert werden und durch welche uns bzw. der Stelle, die das Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie werden von uns dazu verwendet, um Ihnen ein Login zu ermöglichen sowie um in anonymisierter oder pseudonymisierter Form die Nutzung von unserer Webseite zu analysieren. Auf diese Weise können verschiedene Daten übermittelt werden:

im Falle einer Anmeldung im Konto, wird das letzte erfolgreiche Login als Schutzmechanismus erfasst
Welche Funktionen der Webseite von Ihnen in Anspruch genommen werden
Ihre Cookie-Einstellung

Es werden die folgenden technisch notwendigen Cookies für die Dauer der Session gesetzt:

cookie_consent – Zustimmung zum Cookie-Banner
HCLBSTICKY – Zur Last-Verteilung
SEPKLASSIKSESSIONID – Zur Verwaltung der Anmeldung

2.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten durch Cookies, die nicht allein der Funktionalität unserer Webseite dienen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung für Cookies, die allein der Funktionalität dieser Webseite dienen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 DSG NRW.

2.3 Dauer der Datenspeicherung

Es gibt zwei Arten von Cookies. Beide werden auf dieser Webseite eingesetzt:

Transiente Cookies (dazu a)

Persistente Cookies (dazu b)

a) Transiente Cookies, sie werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Webseite zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

b) Persistente Cookies, diese werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann.

2.4 Beseitigungsmöglichkeit durch die betroffene Person

Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Einwilligung in die Datenverarbeitung durch Cookies, die nicht allein der Funktionalität der Webseite dienen, zu widerrufen. Zudem setzen wir Cookies erst, nachdem Sie beim Aufrufen der Seite dem Setzen von Cookies zugestimmt haben. Auf diese Weise können Sie die Datenverarbeitung über Cookies auf unserer Webseite verhindern.

Sie können ebenfalls die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen dieser Webseite nutzen können. Auch kann das Setzen von Cookies durch entsprechende Einstellungen in Ihrem Internetbrowsers jederzeit verhindert werden.

3. Kontakt

3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Über unsere Webseite ist es möglich, über E-Mail Kontakt zu uns aufzunehmen. Hierfür werden verschiedene Daten für die Beantwortung der Anfrage erforderlich, die zur Bearbeitung automatisch gespeichert werden.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

3.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die hier verwendete Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) und/oder lit b) DSGVO.

3.3 Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

3.4 Dauer der Datenspeicherung

Ihre Daten werden von uns gelöscht, sobald der Zweck der Datenverarbeitung erfüllt wurde, überwiegend umgehend nach der Beantwortung der Anfrage. In seltenen Fällen kann es allerdings vorkommen, dass wir Ihre Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahren. Dies kann sich aus gesetzlichen, behördlichen oder vertraglichen Pflichten ergeben.

3.5 Beseitigungsmöglichkeit durch die betroffene Person

Sie können jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen und eine weitere Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen. In diesem Fall können wir die Kommunikation mit Ihnen leider nicht fortführen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme von uns verarbeitet wurden, werden in diesem Fall gelöscht, es sei denn, es stehen der Löschung gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung Ihrer Daten entgegen.

4. Anmeldung auf der Webseite

4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Als Schulleitung können Sie sich auf unserer Webseite anmelden und Ihrerseits Lehrkräfte einpflegen. Ebenso werden Lehrkräfte nach Auswahl aufgefordert ihre E-Mail-Adresse und ein zugehöriges Passwort einzutragen. Für Ihre Anmeldung ist erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten in die Anmeldungsmaske eingeben. Folgende Daten werden hierfür erhoben:

E-Mail-Adresse
Passwort

Die von Ihnen angegebenen Daten in der Anmeldungsmaske werden ausschließlich für die Bearbeitung verwendet und grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

4.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Sofern Sie personenbezogene Daten angeben, die zu den Pflichtfeldeingabemasken gehören, basiert die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S.1 lit e) DSGVO. Tragen Sie darüber hinaus personenbezogene Daten in die übrigen (optionalen) Eingabefeldmasken ein, beruht die Datenverarbeitung ebenfalls auf Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO.

Sofern Sie für andere Personen Daten in das System einpflegen, sind Sie für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich.

4.3 Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zu dem Zweck Ihre Anmeldung abzuschließen und Ihr Webseitenkonto bei uns zu führen.

4.4 Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn Sie Ihr Konto bei uns löschen und keine gesetzlichen oder behördlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

4.5 Beseitigungsmöglichkeit durch die betroffene Person

Sowohl während als auch nach der erfolgten Anmeldung steht es Ihnen frei, die Angabe der personenbezogenen Daten zu ändern, zu korrigieren oder zu löschen (Einloggen > Konto > Konto löschen).

5. Nutzung der Website

Bei der Nutzung der Website werden die unter 2.1. vermerkten Daten protokolliert.

Bei Nutzung des Kontos für die Erhebungen werden die unter 5.1 vermerkten Daten protokolliert.

Beim Ausfüllen der Befragung werden anonymisiert die Antworten der Ausfüllung erfasst. Zusätzlich zur reinen Antwort wird noch die Art des auszufüllenden Geräts (Mobil/Tablet/Desktop) erfasst.